[The Effective Engineer 筆記] Prioritize Regularly

這是 Adopt the right mindset 下的第三章，也是這部分的最後一章，prioritize regularly，隨時對你要做的事情排序。如同前面提到的，時間是最寶貴、且有限的資源，我們要如何排序、先做high leverage 的事便是一件重要的事

把所有TODOs 記在一個方便讀寫的地方

要排序的第一步，便是知道所有要做的事。然而，人的大腦是用來處理資料、而不是用來儲存的，所以把所有的待辦事項記錄在一個地方就很重要。可以的話，最好在每個事項加上 leverage，或是加上所需時間和重要性(high, medium, low)，這樣子可以讓排序更方便。話雖這麼說，但其實這是非常難的事情，要怎麼知道哪些事情有比較高的leverage 呢？作者在接下來的內容提供了一些建議

專注在可以直接產生價值的事情上

activity is not necessarily production

有很多事並不是會直接產生價值的，例如參加某些會議、回一些比較不重要的email。或許有些人會抱怨你為什麼不去參加會議、或是回email 回的很慢，假如這些事情不會 block 掉其他更有價值的事，只要你完成了更重要的事，這些小事沒做完也沒什麼關係。那什麼是更重要的事呢？例如說、做了哪些事讓產品可以 launch、或是獲得更多用戶、business metrics improved，這些都是更重要的事

再做完某個task 後，持續對剩下的事情排序，找出最有價值且花最少時間的事。一直持續練習這個動作，就會更容易找出下一個更值得做的事。記住，不要試著把所有事都做完（也不可能），而是只專注在最有價值的事

這邊另外一個重點是，要學著對一些比較不重要的事情說 no，這對於新人來說可能比較困難，我也在學習這件事

專注在重要但不緊急的事

這段有點老生常談，但是多了點見解，作者把每個task 根據重要性和緊急性分到四個象限

先專注在第一象限，緊急且重要的事。譬如說某個deadline、或是系統掛掉要及時修復。接著應該要多花時間在第二象限，不緊急（通常沒有deadline）但是重要的事，這些事情是會提供長期價值的，例如學習新的技能。當你發現你很多事情都在第一象限，譬如太多pager duty alert 或是 high-priority bug，那可能代表你第二象限的事沒有做好。太多 page 可能代表你的 automated recovery procedures 沒有做好、high-priority bug 可能代表你的 test 不夠完整。這些都是重要但沒有 deadline 的事情，通常第一象限的root cause 都是第二象限來的，所以要多專注在第二象限的事情

另外，也可以在你的TODO list 裡面加上象限，譬如說這件事是在第二象限，便可以在前面加個 [2]，可以讓排序更簡單

為你的 schedule 清出一段連續的時間

因為工程師需要一段時間進入所謂的zone (or flow)，所以最好減少 context-switch。作者建議可以在你的calendar 加上一些 no meeting event or even fake meeting lol，可以的話，盡量把meeting 排在一天的早上、或是下午下班前，避免meeting 散落在各個時間。也可以安排一天當所謂的 no meeting day

不要一次做太多事

每個 project 的進度和context 都不一樣，當一次做很多project 跳來跳去的時候，很容易沒有效率，甚至更容易犯錯。專注在你能 handle 的數量，不要太貪心想全部都做完

用 if-else 的方式避免拖延

當沒有足夠動機去完成一件很難的事的時候，人們都會偏向拖延。作者建議用 if-else 的方式去暗示自己避免拖延。例如、if 三點前完成 meeting then 我就去解某個bug、if 吃完晚餐 then 去看個 Android development 的教學

另一個建議是，用 if-else 去填滿零碎的時間。例如、if 我下一個meeting 前還有 20 分鐘 then 我就做某個雜事，可以是回email 之類的。可以事先把雜事出分成 10 分鐘的雜事、20 分鐘的雜事，當你有零碎的時間便可以填上去

另一個我覺得 if-else 可以用在的地方是，用獎勵來增加動機。if 我今天做完某件事 then 我就可以去做一件我喜歡的事。例如、if 我今天寫了一篇 blog then 我就可以去看一部動畫。我發現這個方法也滿有用的，推薦給大家

把 Prioritize 當成習慣

剛開始練習 priortize 比較困難，需要花時間多練習和實驗，因為每個人習慣不一樣，priortize 的方式也會不同。可以用網路或app，或是可以用筆記本，都看個人習慣

作者是用一個叫 Asana 的軟體，創了一個 Current Priorities 的project，裡面放這一週想完成的事，在一週開始的時候把task 從 backlog 或從上週還沒完成的拉過去。在 Current Priorities 又分成 This Week, Today, Doing。每天早上把要完成的task 從 this week 拉到 today。並用了番茄鐘（25分鐘）的概念，在每個task 前面加上需要幾個蕃茄鐘，例如 [1] Code review

看完本章之後，我也試著用 Asana，目前體驗還不錯。我是用 Asana 加筆記本，把所有事情記在 Asana 上，並加上 priority 和時間，在每天剛開始的時候把當天要做的事寫在筆記本上，目前效果還不錯。市面上也有很多其他類似功能的軟體，大家可以多試試看哪個比較適合自己

本章小記

1. 寫下 todo list
2. 專注在有價值的事，學著對不重要的事說 No
3. 專注在重要但不緊急的事
4. 減少 context switch
5. 用 if-then 的方式加強動機
6. 把 prioritize 當成習慣